Cuando busca vender su casa, ¿qué es lo que debe hacer por encima de todo lo demás? Asegúrese de que todos los documentos estén guardados en formato PDF.
Claro, suena bastante simple, pero hay muchas razones por las que puede ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero.
Desde agentes de bienes raíces y compañías de títulos hasta compradores de casas nuevas, todos en este negocio deben lidiar con documentos de bienes raíces de vez en cuando.
Pero, ¿por qué guardar sus documentos en PDF cuando hay otras formas de hacerlo?
Si posee un negocio de bienes raíces, es probable que tenga que enviar documentos en un futuro cercano.
Enviar documentos por correo electrónico es fácil, pero va en contra de la mayoría de las medidas de seguridad.
Cada vez que envía documentos por correo electrónico, siempre existe la posibilidad de que la información confidencial caiga en las manos equivocadas.
Esa es la razón por la que no debe olvidar guardar sus documentos inmobiliarios en formato PDF.
Razones para guardar sus documentos inmobiliarios en PDF
Aquí hay buenas razones por las que PDF es el formato más seguro para guardar sus archivos y cómo puede ser útil para las personas en el negocio de bienes raíces.
1. Más fácil de compartir
Los archivos PDF son una excelente manera de compartir documentos con clientes, colegas y otros profesionales de bienes raíces.
Se pueden compartir fácilmente a través de correo electrónico o redes sociales. Y si necesita realizar cambios más tarde, simplemente puede abrir su archivo PDF en una herramienta de edición y realizar los cambios deseados.
Con un documento PDF, puede compartirlo con cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento.
No hay necesidad de preocuparse por si tendrán o no el programa o dispositivo correcto o si están usando una versión actualizada de Windows.
Los archivos PDF se pueden ver y leer en cualquier dispositivo, independientemente de su sistema operativo o plataforma.
2. Se puede editar más tarde.
Si desea modificar algo en su documento PDF de bienes raíces, o si desea agregar más páginas o fotos, o simplemente quiere asegurarse de que el documento se ve exactamente como lo imaginó, puede hacer esas cosas sin tener que volver a escribir todo.
Todavía conservará todo el formato y el diseño originales para que aún se vea como un documento profesional cuando haya terminado.
Si alguna vez necesita agregar más información más tarde, la versión PDF de su documento siempre está actualizada con los últimos cambios en su archivo original.
3. Los archivos PDF se pueden combinar
Otra razón por la que los desarrolladores inmobiliarios deben guardar sus documentos en PDF es que los archivos en formato de documento portátil se pueden combinar como un todo.
Por ejemplo, si tiene varios documentos de propiedad guardados en su dispositivo y desea que todos estén unificados en un solo documento, esto es posible con la herramienta Unir PDF.
La combinación de varios documentos PDF puede ayudar a organizarlos mejor. Como resultado, podrá acceder a la información deseada de forma más cómoda.
4. Sin amenaza de daño
No tiene que preocuparse por perder o dañar su documento porque no hay papel involucrado en caso de incendio, inundación, terremoto, etc. (sus documentos se guardarán en la nube en caso de cualquier desastre).
A diferencia de los documentos físicos o impresos, los archivos PDF pueden permanecer seguros en caso de cualquier desastre natural.
Puede guardar sus datos inmobiliarios importantes en más de una ubicación, como un teléfono inteligente, una computadora portátil y Google Drive.
Además, sus documentos inmobiliarios estarán siempre protegidos de virus y otros programas maliciosos que puedan intentar sustraer información confidencial de la memoria o disco duro de su dispositivo.
Puede protegerlos con contraseña para evitar el peligro de un acceso prohibido.
Hay muchas otras medidas que puede tomar para proteger sus archivos PDF contra amenazas potenciales.
Por ejemplo, puede agregar una marca de agua o una firma electrónica a sus archivos de bienes raíces y protegerlos.
5. Más seguro que un documento de Word
Si alguna vez ha tenido un documento de Word que se guardó en un formato obsoleto y luego se perdió, sabe lo frustrante que puede ser.
Por eso es tan importante mantener sus documentos inmobiliarios en formato PDF, para que siempre estén accesibles y se puedan buscar.
Los archivos PDF se consideran más seguros que cualquier otro formato, como Word.
6. Es portátil y se puede utilizar en cualquier lugar.
Lo mejor de guardar sus documentos inmobiliarios en formato PDF es que son portátiles, lo que significa que puede acceder a ellos desde cualquier lugar, incluso si no tiene acceso a Internet.
También puedes llevarlos contigo cuando viajes, siempre que haya algún tipo de dispositivo móvil para leerlos (como un iPad o un teléfono).
Los archivos PDF se pueden usar en cualquier lugar; en lugar de tener que llevar todos sus documentos físicamente a donde quiera que vaya (como si estuvieran almacenados en CD o DVD), simplemente saque su teléfono o computadora portátil cuando los necesite.
7. Puedes buscarlo más tarde en tu computadora o teléfono
Cuando guarde sus documentos de bienes raíces como archivos PDF, siempre se podrán buscar desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
Si alguien quiere buscar algo específico sobre una propiedad ahora pero no sabe dónde está almacenada, puede usar la función de búsqueda para encontrar el archivo correcto sin perder tiempo.
Con las funciones de búsqueda avanzada, puede buscar información específica dentro de sus archivos, como la dirección de una propiedad o el nombre del proveedor.
Conclusión
Todos sabemos que los documentos en papel son propensos a errores y desgracias, ¿verdad? Y cada vez que nos mudamos de casa, colocamos una propiedad en el mercado o vendemos nuestra propia propiedad, siempre es bueno tener sus escrituras, planos y otros documentos legales en un formato de fácil acceso.
Los archivos PDF son perfectos para completar en línea con solo hacer clic en un botón. No necesita preocuparse por escribir toda la información desde el principio nuevamente.
Puede verlos e imprimirlos automáticamente en todas las plataformas, incluidas Windows, Mac, Linux y Chromebooks.
