¿Cuentas con un Plan para Conservar tus Contenidos Publicados en Redes Sociales?

En una reciente encuesta realizada por la publicación eDiscovery Journal, quedó patente que menos del 20 % de los encuestados contaba con un plan para conservar y recopilar contenidos publicados en los medios sociales. Esto resulta preocupante porque para finales de 2013, un 50 % de todas las empresas habrán recibido solicitudes para presentar material procedente de sitios web de medios sociales como parte de las tareas de búsqueda electrónica, según Gartner.

Sin embargo, conservar pruebas de los medios sociales es una tarea ardua, ya que el ámbito de los medios sociales es dinámico y transitorio. También puede ser complejo: una sola publicación puede integrar varias plataformas diferentes, como una publicación en Facebook que simultáneamente se tuitea y se enlaza a un vídeo de YouTube. Asimismo, al contrario que los sistemas internos de documentos y correo electrónico, los sitios de los medios sociales se alojan en la nube. Por otra parte, los empleados pueden usar dispositivos o perfiles personales para realizar tareas relacionadas con su trabajo. Por ejemplo, una encargada de contrataciones podría conectar con candidatos a través de su cuenta de LinkedIn.

Para prepararse para estos retos, las organizaciones deberían aplicar varias prácticas recomendadas con el fin de incorporar los medios sociales en su plan preparatorio para litigios.

Averigüe cómo usa su organización los medios sociales.

Elabore un inventario de los sitios de medios sociales usados en su organización. Para cada uno, determine quiénes son los responsables, sus departamentos y los tipos de datos que crean. Anote esta información en el mapa de datos de la organización.

Incorpore los medios sociales a su política de conservación de registros y las plantillas para la conservación de materiales para litigios.

La inclusión de los medios sociales en el programa de conservación de registros de la organización facilitará la gestión del volumen de información almacenada, lo que ahorrará tiempo y dinero en la fase de revelación de las pruebas. Cuando confeccione el programa de eliminación, revise los requisitos legales para la conservación de contenido de medios sociales, incluidas las normas y regulaciones establecidas por la Comisión de valores y bolsa (SEC), el Organismo para el control de alimentos y medicamentos (FDA) y la Autoridad reguladora del sector financiero (FINRA) de Estados Unidos.

Resuelva las dificultades técnicas con las herramientas de búsqueda adecuadas.

Las herramientas tradicionales de búsqueda electrónica no pueden realizar las tareas de recopilación y procesamiento de contenido de medios sociales.. Por el contrario, colabore con el departamento informático para establecer un protocolo de recopilación y conservación. Busque herramientas que, no solo recopilen las pruebas, sino que también las autentiquen, creen una cadena de custodia, capturen los metadatos y busquen e indicen en múltiples fuentes y cuentas. Utilice su impresora láser para imprimir los documentos mas importantes, como los indices. Por último, recopile los datos en un formato que permita las búsquedas y que sea presentable para asegurarse de que los datos se puedan seleccionar, etiquetar y exportar a plataformas de revisión.

Establecer con prisas una política para los medios sociales una vez que ya ha surgido un problema es una imprudencia: puede originar decisiones indefensibles y una recopilación incompleta de contenidos. Con el establecimiento de una política desde el principio, se fijan las expectativas adecuadas para las unidades de negocio y los empleados que tienen que compartir datos desde sus cuentas en medios sociales, así como para el departamento informático, que debe colaborar estrechamente con el departamento jurídico para garantizar que se capturen todos los datos pertinentes.